オフィス移転の流れ

オフィスの移転をするためには、様々な計画や手続きが必要になります。オフィス移転という長期間的な活動にどういった流れや準備が必要なのかを事前に確認し、効率的に実行しましょう。

オフィス移転にはどれくらいの期間が必要?

オフィスを移転するためにはおおよそ6~10ヶ月ほどの期間を要するといわれています。これは新しいオフィスを探すことに費やす時間だけではなく、現在のオフィスに解約予告として3~6ヶ月に解約の届出をしなくてはいけないからです。

かなりの長期間を充てることになるオフィス移転は、それだけに入念な計画を立てる必要があります。

<流れ>
Step1:移転の目的を明確にする
Step2:
現在の入居中オフィスの予告解約、解約の申し込み

Step3:移転先のオフィス探し
Step4:申し込みと契約
Step5:オフィスプランニング
Step6:オフィス移転準備・計画
Step7:移転

 

Step:1 移転の目的を明確にする

オフィスの移転において、理由や目的を明確にすることは非常に重要です。「従業員が多くなり、現在のオフィスが手狭になったから」「立地の良いオフィスに移りたい」「賃料を安くしたい」など様々理由がありますが、そういった理由を明確にすることによって物件探しに迷いがなくなり、効率良く希望の物件を探すことができます。

また、次のオフィスに希望する設備や条件などもこのときに決めておくと、より無駄のない物件探しができるでしょう。

<希望条件の項目>

・占有面積

・賃料

・オフィスの形

・最寄駅からのアクセス

など

Step:2 現在の入居中オフィスの予告解約、解約の申し込み

オフィスの移転が決定したら、次は現在入居しているオフィスの契約内容を確認しましょう。契約書を確認することによって解約予告に必要な期間や原状回復費、預託金の返還額などを把握することができます。そこから実際に移転する時期を逆算し、解約の申し込みをしましょう。一般的なオフィスの場合、6ヶ月前の解約予告が必要です。

また、原状回復の条件確認もこのタイミングで行いましょう。契約書やビルの管理会社に条件や方法を確認しましょう。

Step:3 移転先のオフィス探し

STEP 1で決定した希望条件をもとに、移転先のオフィスを探しましょう。そのためにはオフィスを仲介する業者を選ぶ必要がありますが、得意とする地域や、取り扱いオフィスの面積、種別等から判断するようにしましょう。そのためには1社のみに依頼するのではなく、複数の企業に問い合わせることをお勧めします。

また、可能な限り内見・内覧をしましょう。実際にそのオフィスを見ることによって、賃貸オフィス物件情報シートには記載されていない部分をしっかりチェックしましょう。

・トイレ(和式?洋式?シャワートイレ?男女別?)
・窓からの景色
・空調
・採光
・柱の位置や太さ
・入居している他の企業
・エントランスの雰囲気
・セキュリティー
・オフィスビルの外観
・電源の位置
・汚れや破損しているところ

・掃除やゴミ出しについて
・駅からの距離(時間)

など、様々なポイントをチェックする必要があります。また、実際にどういったレイアウトにするかをイメージしたり、必要個所を測るなど、できるだけ1度で様々な部分を把握し、いくつかのオフィスを巡って比較できるようにしましょう。

Step:4 申し込みと契約

条件や希望に合ったオフィスを見つけたら、すぐに申し込みすることをおすすめします。その理由は下記の通りです。

・良いと思った物件は、他の人も良いと思っている可能性が高く、先に申し込みが入ってしまう可能性があります。

・入居テナントを決定する際、申し込み順を優先しているケースがあります。

・オフィスのオーナーは、申し込みをしないと条件交渉に応じないケースが多くあります。そのため、入居者が賃料・保証金など、希望の条件を申込書に記載して提出することで、条件交渉と申込を同時に行うことをおすすめします。入居希望者が「この条件でどうですか?」とオーナーに条件提示できる点が、個人と異なる賃貸オフィス探しの醍醐味のひとつでもあります。

「申し込み」と「契約」は全くの別物で、条件が合わなければ、申し込みをしたからといって必ずしも契約しなくてはいけないわけではありません。

申し込みをして、オフィスオーナーと条件についての一致ができれば、契約をしましょう。賃貸借契約書の内容を熟読し捺印、保証金の受け渡しをもって契約となります。最初に賃料の何ヶ月分が必要なのか、賃料の改定時期などの取り決めも細かくチェックしましょう。契約にあたって、会社の登記簿印鑑証明実印代表者の印鑑証明は必ず必要になるため、用意しておきましょう。

Step:5 オフィスプランニング

オフィスプランニングとは「効率的なオフィスの設計」を指します。従業員の動線やAO機器の導入スペースなどを考え、オフィス内の配置(レイアウト)を計画します。執務室やミーティングスペース、休憩室などを細かく決定し、レイアウトによっては工事も必要なることもあるので、図面をもとに進めましょう。

電気工事、内装工事、電話工事、 LAN工事等の作業や依頼もこのプランニングをもとに進めましょう。

Step:6 オフィス移転準備・計画

オフィスの移転に関して様々な準備や計画が必要になります。

・引越し業者の選定:オフィスの移転日が決定したら、引越し業者を選びましょう。価格や提案などを比較検討しましょう。

 

・各官庁への届出

官公署

手続内容

届出場所(管轄)

届出時期

法務局

本店移転登記

移転前の管轄法務局

移転後
(2週間以内)

税務局

異動届(新旧の管轄税務署へ届出が必要です)

移転前及び移転後の管轄税務署

移転後

都税事務所

異動届

移転前の管轄都税事務所

移転後

社会保険事務所

事業所所在地変更届

移転前の管轄社会保険事務所

移転前可

労働基準監督署 

名称所在地変更届

移転後の管轄労働基準監督署

移転後
(10日以内)

職業安定所 

雇用保険事業所変更届

移転後の管轄職業安定所

移転後
(10日以内)

郵便局

郵便物届出変更届

移転前の受持郵便局

移転前

 

・移転案内状の作成:移転の10日ほど前までに移転先の連絡先を取引先に通知しましょう。顧客企業だけではなく、電話会社、リース会社、金融機関、加入団体などにも連絡しましょう。

梱包作業

Step:7 移転

具体的な移転日は、オーナーと相談して決定しましょう。他の入居テナントと移転日が被ってしまうと面倒なので、そういったことにも配慮が必要です。また、年間のオフィス移転の3分の1が集中する3月中旬から4月初旬にかけては特に注意が必要です。

事務所移転の際は、引越し業者にビルの養生をしっかり行ってもらうようにしましょう。万が一、引越しによって備品が破損した場合、引越し業者に修理か取り替えを依頼することができます。

・電話やFAX、インターネットの開通作業:ビジネスおいて大切な通信手段になるため、開通作業はしっかり確かめましょう。