オフィス選び5つのポイント

初めてオフィスを構えたり、移転のためオフィスを探す際、注意しておきたい5つのポイントをご紹介します。

大前提としてまずは見に行くことが大事

オフィス選びをする際に重要なのが、まずは「見に行くこと」です。今やインターネットで様々な情報を閲覧でき、様々な設備も条件を設定して探すことが可能ですが、それだけでは本当にそのオフィスの全てを理解したわけではありません。インターネットで目星を付けた物件に問い合わせて、実際にオフィス仲介会社と相談し、その物件以外にも勧められた物件も同時に内覧し、比較できるようにしましょう。

オフィス選びのポイントは5つ!

オフィス選びのポイントは5つに絞ることができます。

1、立地・最寄駅からの距離

オフィスの立地は様々な部分に影響を及ぼすポイントです。従業員や来社の多い企業の場合、最寄駅からの距離や交通の便の良し悪しは重要です。また、近隣に銀行や郵便局、コンビニ、飲食店があるかといった部分も確認しましょう。また、事業を営むためにそのオフィスを構えるという点において、オフィスの周りにお客様になりそうな業種の会社が多いかどうかという点は意外と重要です。こういった周辺環境に関する情報は、実際に見てみないとわからないポイントのひとつです。よく「駅から○分」という表記があり、「1分=80m」と考えられていますが、実際は信号機や外的な要因で時間通りにオフィスに着くかどうかはわかりません。そういった点でも気に入ったオフィスがあれば、まずは最寄駅から実際に歩いたり、周辺を見て回ることをおすすめします。

2、賃料・保証金・共益費や契約内容

オフィス探しにおいて、コスト面も一つの大きなポイントです。賃貸オフィスの賃料は坪単価で示されているケースが多くあります。その場合、坪単価×坪面積で賃料を算出できます。また、保証金が何ヶ月分なのかといった点も重要です。地域や業種によって保証金額が違うため、そういった確認も仲介会社に問い合わせましょう。そのほかにも毎月の共益費がいくらなのか、また光熱費が含まれている可能性もあるので必ず確認しましょう。

また、契約内容もどういったものなのかを押さえておくことが重要です。契約期間や更新料、オフィスビルの利用可能時間、土日祝日立ち入りの可否、解約時の事前告知は何ヶ月前か、などをチェックし業務や使用に支障がないかを考えましょう。

賃料

通常、坪あたりの価格(坪単価)が提示されます。この価格が保証金(敷金)、礼金、償却、更新料、仲介手数料の算出基準となります。仲介手数料は通常、「坪単価×契約坪数×月数」で計算されます。この場合、共益費はこれらの対象となりません。

共益費

賃料同様、坪あたりの価格で提示されます。「賃料+共益費」の合計額が同じ場合、共益費の比率が高ければ、賃料をもとに計算される保証金(敷金)、礼金、償却、更新料、仲介手数料は相対的に低くできます。

保証金

いわゆる敷金です。「坪単価×契約坪数×月数」で設定されているケースが多くあります。オフィスの場合、業種や地域によって何ヶ月分が設定されているかは様々です。同じくらいの坪数の賃貸オフィスを比較して大体の相場を理解するのも良い手法でしょう。大規模オフィスになればなるほど、保証金の月数は多くなる傾向にあるということも覚えておいてください。ある程度の交渉は可能なので、仲介会社の営業担当者に相談しましょう。

礼金

個人の賃貸住宅と同様です。礼金を設定している賃貸オフィスはそんなに多くありません。

償却

更新料とは別に、賃貸契約解約時にオーナーが敷金より返却しなくてよい金額です。敷金から天引きされますが、設定しているオフィスとしていないオフィスがあります。

更新料

契約を更新する場合に支払う金額。契約期間の長さにより支払うタイミングが異なります。契約期間は2~3年が一般的。また、契約期間と言っても必ずこの期間ずっと同じ事務所を使わなくてはいけないわけではなく、契約解除したい時期を考え解約予告さえすれば解約できます。

仲介手数料

物件を紹介してくれたオフィス仲介会社に支払う手数料。賃料をもとに算出する。予め仲介会社に確認しておきましょう。

 3、広さ・形

一般的にオフィスの広さは、1人の従業員につき1~3を確保することが指標になっています。AO機器の配置スペースや、人を増やす予定があるのであれば、そういったことも見据えた広いオフィスを選ぶことが必要になります。

また、オフィスの形もレイアウトするにあたり肝心な部分です。変則的な形のオフィスよりも、正方形や長方形のオフィスの方がレイアウトを組みやすく無難だと考えられます。柱の位置も同様にレイアウトに大きく影響を与えるため確認が必要です。また、天井は低すぎると圧迫感があり、OAフロアでないオフィスをOAフロアに変更する場合、最低でも5cmは天井高が低くなります。

4、設備

空調機業種によってチェックするポイントは異なりますが、オフィスにどういった設備があるのかも確認が必要です。電話回線の本数やエアコンの台数(空調関連)、トイレ(和式、洋式、シャワートイレ、男女別)、エレベーターの台数、セキュリティなどは必ず確認しましょう。

空調

個別空調だとオフィス毎にON/OFFについて自由に空調が利用できます。反対に大型のビルに多いセントラル空調になるとビルで決められた時間に自動的に空調が作動します。セントラル空調の場合、所定時間外は別料金が必要になるケースが多く電気料金も若干高めになる傾向にあります。

警備

機械警備は付いていてほしい部分です。機械警備とは不在時に不審者が侵入するとセンサーが作動し、警備会社へ自動連絡し警備員が駆け付けるという仕組みになっています。

床仕様

PCの台数が多いIT系企業などであれば、LANの配線がしやすいOAフロアが最適です。比較的古いビルではOAフロアでない場合も多ため、その場合入居前にオーナーにOAフロアの設置を交渉することもできます。OAフロアではない場合のLAN配線の工夫として、LANケーブルをフラットケーブルにすればタイルカーペットの下に通してもさほど気になりません。タイルカーペットの敷設がなくPタイルの場合は、配線を床下に隠すことは難しいので内装業者や工事業者に相談しましょう。

光ファイバー

光ファイバーの導入については予めオーナーと回線業者に確認する必要があります。ビルによっては利用できない回線業者もあります。

電気容量

PCの台数が多い場合や、サーバーを利用する場合などは、電気容量を必ずチェックすることが必要です。電気容量が不足する場合、自前で設備を増設しなくてはならないこともあります。

 5、管理方式

そのオフィスビルが、どういった管理をされているかを確認しましょう。セキュリティ管理や防災管理はもちろん、清掃などもオフィスにとっては重要なポイントです。ビル全体にこまめな清掃が行き届いていれば、オフィスへの来客にも良い印象を与えるでしょう。内覧時などに、オフィス内はもちろん、ビルのエントランスを確認することでそういった管理が行き渡っているかを把握することができます。