ビルの管理員・事務管理の種類

ビルや建物の管理員は利用者やお客様と接しながら、ビルや建物全体の安全や快適な環境を維持することに努めます。また、事務管理という業務では修繕工事計画や収支管理や報告をする重要な役割を担っています。管理員や事務管理にはどういった業務があるのでしょうか。

ビルの管理員・事務管理の種類

○テナント管理
管理員による既存に入居している企業との信頼関係の構築は非常に重要なポイントです。ビルオーナーにとっては不動産の収益性にも繋がる可能性があります。テナントの窓口としての報告業務にとどまらず、企業からのクレームや要望にどういった対応が最善なのかを迅速に判断することが必要になってきます。

○テナント募集
ビルや建物の経営をしているオーナーにとって、空き室・空きテナントは不動産収益の大きな損害になります。そのため管理会社にテナント募集活動を依頼して、一刻も早い入居テナントを探す必要があります。しかし、一般的にはビルの入居テナントを見つけるためには長期的な募集活動や、賃料の見直しなどをする必要があり、すぐに入居テナントが見つかることは困難である場合があります。豊富な取引実績や集客能力が高い管理会社に依頼することをお勧めします。

○運営管理
入居テナントからの多様化したニーズに対応する為には、ビルの運営管理側に深い専門知識と、業務負荷が伴います。そういった部分をオーナー自身が把握・実行することは困難です。入居テナントが何を求めていて、どう改善できるのかを管理会社と共に考えていきましょう。

○収支管理
ビルや建物経営において、資金のコントロールは最も重要ながら複雑なため、最も面倒な業務だと考えても良いでしょう。請求書の作成・発行に始まり、賃料の回収業務、入金確認、ビル管理・運営に関する金銭の流れを管理する業務は、信頼できる管理会社に委託することをお勧めします。

○レポーティング
ビル経営には、キャッシュフローに重点を置いた財務着手方法が必要になります。そういった収支に関する報告に加え、テナント誘致のための活動報告なども月次・年次で行います。

○中長期修繕計画
ビルや建物の価値を長く維持したり、利用者・入居テナントに快適な環境を提供するためには中長期的な修繕計画を立てることが必要になります。工事資金確保に加え、工期の遅延や予算超過を防ぐことが重要な要素になります。そのためにも、修繕工事を熟知した管理会社・改修会社が設計、工事発注、コスト管理などを行う必要があります。

○営繕工事業務統括
営繕工事とは、ビルや建物の新築、増築、修繕、模様替えを指し、言い換えれば「リフォーム」という意味です。新たに入居するテナントがリフォームを希望したり、既存のテナントから模様替えの希望があるなど、様々な要望に対応することが重要です。

○受付業務
受付業務は、そのビルや建物に訪れられた方への「顔」になる重要な役割を担っています。お客様それぞれに寄り添った臨機応変な対応が必要になります。

○駐車場管理
立体駐車場や一般駐車場では、駐車場管理のノウハウは大きく異なります。また、駐車場での事故は物損だけではなく、人命も関わってくるため安全性の確保を最優先にさせることが重要です。