ビル管理業者選びで失敗しない5つのポイント

 

ビルの管理を任せたいと思っても、どんなポイントで業者を選んでいいのか困ることもあるのではないでしょうか。ビル管理業者を選ぶ際に重視する点を5つにまとめて解説いたします。

ポイント1:得意分野を確認する

ビルのメンテナンス(ビルメン)業者には、各社それぞれに得意な分野があります。
マンション、病院・医療施設、オフィス、商業ビルなどビルの設備特性に合ったノウハウを持つ専門の管理業者を選びましょう。老人ホームのような24時間体制で稼働しているビルの場合は、急な設備トラブルへの迅速な対応が可能かどうかも重要となります。

管理業者の事業所が近くにあるかも確認しておきましょう。管理業者がメンテナンスをしているビルを実際に見ることも必要です。清掃状況や設備メンテナンスが行き届いているか、気になる点は自分の目で確かめておくのが確実です。

ポイント2:サービス内容を確認する

メンテナンス業者の提供しているサービス内容を細かく確認しましょう。
管理業務には、清掃(オフィスクリーニング)、ビル建物の点検・修繕、消防設備、通信設備、給排水設備、空調・電気設備の保全作業、エレベータ点検、駐車場管理、警備業務などの幅広いサービス内容があります。
求めるサービスを提供しているかどうかをチェックしましょう。

いくつかのサービスが必要な場合は、必要とするサービス全てに対応できる管理業者を選ぶといいでしょう。サービスごとに複数の管理会社に依頼するのは煩雑でコストもかさみます。

さらに、依頼したサービスの報告書内容も重要です。日報、月報、年次報告として作業した内容・施設状態を詳しく記載してくれる業者がベストです。

ポイント3:スタッフの対応を確認する

問い合わせの電話・メールに対する対応をチェックしましょう。
相談や要望への回答が素早く丁寧かどうか、料金やメリット・デメリットの説明が明確かどうかがチェックポイントです。

契約後のトラブルをなくすためにも、不明点は事前に解消しておきましょう。オフィスクリーニングはオフィスの使用時間とクリーニング作業時間が重なることがあります。

作業スタッフの研修や教育が充実しているところを選びましょう。24時間体制で使用する施設の場合は、問い合わせ対応も24時間体制になっている必要があります。管理業者の体制が整っているかどうかは業者を決める重要な判断基準のひとつです。

また、業者によっては緊急対応は別料金になるところがあります。どの程度の対応から別料金になるのか、想定される対応内容と合わせて確認するといいでしょう。

ポイント4:実績を確認する

規模の大きなビルのメンテナンスには、エレベータ保全、空調設備保守、外壁や高所の窓清掃などハイレベルな作業が必要となります。
求めるサービスに対応可能な技術力がある管理会社を見つけるためにも実績を確認しましょう。

メンテナンスを依頼したいビルと同じようなビルの管理実績があれば、求めるサービスが得られると判断する一助となります。
高層ビルや大企業との契約実績が多いところは、しっかりしたサービスを受けられる可能性も高いといえるでしょう。

警備を依頼したい場合は、警備中のトラブルや犯罪発生時にどのような対応をするのか、過去の実績を含めて確認しておく必要があります。
実績・マニュアルを見て、万全の対応を用意しているところを選びましょう。

ポイント5:必ず相見積もりをとる

1社しか確認しないということは少ないでしょうが、必ず複数の管理会社の見積りを比較しましょう。
サービス内容と見積り金額のつり合いが取れているところを選ぶためです。
いくつかを見比べれば、だいたいの相場の検討もつきます。
サービス項目ごとに明確な金額を提示してもらい、契約後にサービス内容の認識違いが起こらないようにしましょう。
納得がいくまでは契約せずに、必要なメンテナンスを費用対効果のよいコストで提供してくれる業者を見つけましょう。

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