Excel卒業!「案件管理」のイロハ

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Excelは卒業!「案件管理」のイロハ


(写真=AC)

不動産業界のみならず、企業の営業マンは見込客情報を何かしらの手法で管理しています。我々スマイスターはこれまで全国の不動産会社様の集客支援を行って参りましたが、収益の出ている会社様と残念ながらそうではない会社様とでは、「案件管理」の段階からその手法が異なってるようです。今回の記事では、収益UPを追求し易くなる営業案件管理法を記述していきたいと思います。

FAX・TEL・Excel = 業界三種の神器

不動産業界に従事されている方は、日頃からエクセル・FAX・電話を中心に業務を遂行されており、タスクの管理においてもアナログな手法を取っている、という会社様も多いのではないでしょうか。

企業の業績向上の大きな要素として上げられる「見込客の管理」においても、紙・エクセルといったツールで管理されている企業もまだまだ多いことでしょう。全国の不動産関連企業様にお話しを聞くと、やはり上記のような管理を行っている企業様は多く、結果として見込客を顧客へ成長させる機会と頻度も、合理的な案件管理をされている企業様とでは雲泥の差が生まれているようです。

業界三種の神器の存在はまだまだ大きく、ある特定の場面においては、会社の収益性を下げる一因となっている可能性があるのです。


Excel・紙での管理の限界

エクセルや紙で案件管理をすると、なぜ合理的とは言えないのでしょうか。

それは、従業員の「共通認識」と「案件の発展性」を奪ってしまうからです。

エクセルや紙・ファイルで管理した場合、当該案件の「ステータス・見込度・直近接触・次回の動き・クロージング予定日」の全てがクローズドな状態にあり、営業管理者の全体把握能力に完全に依存してしまいます。

どれだけ几帳面な人間が案件の状態を記録したとしても全従業員がすぐにその情報にアクセスできない状態にあったり、営業管理者の失念により、次回に取るべき適切な行動の指示が出されなければ、その間に他社が優位に立ち、貴重な見込客は奪われてしまうでしょう。

記録された顧客情報は全営業マンが即座に確認出来る状態でなければなく、「共通の認識」を持つことが重要です。また、記録情報に即座にアクセスし、対応を練ることにより、管理者から適宜指示が下り、「案件の発展性」を高めることにも繋がります。

案件管理の情報は「常に新鮮」で「常に可視化」されていなければならず、次の策を練れる”生きたリスト”でなければいけないのです。

 

管理の基本は「見込度・進捗・活動状況」

案件管理の理想系は、顧客情報に見込度・進捗具合・担当営業マンの活動状況が紐付けられている状態です。リアルタイムな案件情報に触れることができ、次の対応を見込度と進捗状況に照らし合わせ具体的に練ることが可能となります。「同一の顧客情報=自社リスト」に全営業マンが接触することで、営業ノウハウ・プロセスの伝承にも繋がりますし、管理者からすれば一括に指示を下すことも可能となります。 では、どのような管理がエクセルや紙での管理にとって変わるのでしょうか?

(写真=AC)

CRMの活用

企業が顧客の合理的な管理を行ううえでCRMで管理する方法があります。
CRM=Customer Relationship Management(顧客関係管理

CRMとは、顧客との関係性を管理するマネジメント手法です。
組織にいかに優秀な営業マンが居ても、サービス・商品は消費者がいなければ何の価値もありません。 ビジネスを継続的に成立させるため、事業の戦略や販売プロセスの中心に「顧客」を据え、ビジネスを発展させていくという考え方です。

昔から商売の世界では記録を付ける事により、より多く・大きく商品を販売しようとしてきましたが、誰かに依存したクローズドな記録では、組織を動かす限られた人間の勘や経験の領域から出ることがなく、事業の限界がはじめから決まっていました。そういった状況を一遍させたのがCRMであり、伴って顧客情報をどのように管理し、ユーザーとの関係性を構築すべきかの考え方・手法が発展してきました。

インターネットの進化により、CRMという概念は簡単に普及するようになりました。近年においては、顧客管理を行うITシステムそのものをCRMと呼ぶまでになり、多くの企業に導入されています。 CRMを導入する事により、案件の一括管理と可視化が問題なく行われ、顧客情報を一元的に集約する事が可能となります。データベース化された情報を見ながら、次回の行動を的確に指示することができるのです。現在では、様々なCRMシステムは営業現場に普及しており、企業の収益向上に寄与しています。

 

CRM導入のデメリット

インターネットの進化に伴い、顧客情報も非常に精緻な分析を行えるまでになりましたが、そのツールを導入するには当然費用が掛かります。また、数多の機能が実装されていても事業内容や規模によっては、宝の持ち腐れになる可能性も否めません。事業の戦略立案サポートを軸としたCRMや、業務効率化に特化したCRMもあります。CRMの導入を検討する場合には、貴社の現状と不足ポイント、将来の理想像をよく考え、選定されると良いでしょう。

 

最後に

スマイスターでは、加盟店様管理画面に無料のCRMを搭載しております。「見込度・ステータス・活動履歴」を簡単に記録することができ、その記録に基づいて、過去の案件一覧から、欲しいリストを一瞬で抽出する事が可能です。また、抽出したリストにメールを個別に配信する機能も実装されており、全ての案件に漏れなく・楽にアプローチをかけることができます。気になる企業様はぜひお気軽にお問い合せください。



 

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